Persoonlijk & flexibel
25+ jaar ervaring
99,98% prestatiegarantie
Persoonlijk & flexibel
25+ jaar ervaring
Tot 33% lagere verzendkosten
Wat is een proforma invoice? Betekenis en gebruik
Snel antwoord
Een proforma invoice is een vooraf opgemaakte factuur zonder betalingsverplichting, die de inhoud en waarde van een zending of order beschrijft.
Wat is Wat is een proforma invoice? Betekenis en gebruik?
Een proforma invoice is een formeel document dat de verwachte productdetails, hoeveelheden, prijzen en zendingsinformatie weergeeft, zonder een definitieve facturatie te zijn.
Volledige uitleg
Een proforma invoice wordt vooral gebruikt bij grensoverschrijdende zendingen, douaneprocedures of vooruitbetalingen. Het document maakt voor de douane en de ontvangende partij duidelijk wat in de zending zit, welke goederen het betreft, en welke waarde of bijzondere instructies van toepassing zijn.
Typische elementen: verzender en geadresseerde, HS-codes, omschrijving en aantallen, eenheidswaarde, totale waarde, incoterm, valuta en eventuele opmerkingen over export- of invoerredenen. De proforma is geen betaalbare factuur; de definitieve commerciële factuur volgt na of bij levering.
Voor e-commerce buiten de EU is een proforma invoice (of commercial invoice) vaak verplicht. Sommige vervoerders genereren het document automatisch uit de orderdata.
Waarom het belangrijk is
Zonder proforma invoice lopen internationale zendingen vast bij de douane of worden ze geretourneerd. Goed opgestelde proforma’s versnellen invoerafhandeling, voorkomen vertragingen en zorgen dat invoerheffingen op de juiste waarde worden berekend.
Praktisch voorbeeld
Een Nederlandse webshop verstuurt een pakket naar Zwitserland. Bij verzending wordt automatisch een proforma invoice meegestuurd met HS-codes, productomschrijving in het Engels, waarde van €78 en incoterm DAP. De douane handelt het pakket binnen één werkdag af.
Hoe Monta helpt
Monta’s platform genereert proforma- en commercial invoices automatisch bij internationale zendingen, met de juiste HS-codes en incoterms per land. Dat houdt cross-border fulfillment overzichtelijk en compliant.
